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A lire, Paramétrage i-milo

Gestion des utilisateurs

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Cet article traite des sujets suivants : création – désactivation – désabonnement.

Les fiches techniques Similo vous donneront tous les détails techniques

Création d’un utilisateur

La création d’un utilisateur répond à un processus précis qui nécessite de se poser plusieurs questions

    • L’utilisateur a-t-il déjà travaillé dans une autre mission locale ? Son compte est-il toujours facturé à cette mission locale ?
    • Quel profil lui affecter ?
    • L’utilisateur est-il référent ou prescripteur de dispositif ?

Un nouvel utilisateur d’i-milo qui doit être aussi référent ou prescripteur de dispositif doit être mentionné trois fois :

      • Création de son compte dans i-milo .
      • Ajout de son prénom et nom dans la table de référence des prescripteurs de dispositif
      • Ajout de son prénom et nom dans la table de référence des référents de dispositifs.

En effet ce n’est pas parce qu’un utilisateur est créé qu’il est visible dans la nomenclature des dispositifs.  Les tables des référents et prescripteurs de dispositifs se gèrent dans le module Admin : tables de référence. Consulter la fiche technique.

Une seule personne a la fonction « Direction ».  Dans le cas d’un changement de direction, vous devez retirer la  fonction direction au compte avant de le désactiver.

Si vous tentez d’ajouter une fonction direction sur un nouveau compte alors que celle-ci est présente sur un autre compte même désactivé, vous aurez alors un message bloquant. Vous sera obligé de réactiver l’ancien compte pour pouvoir lui retirer la fonction de direction.

Création du compte

Lorsque vous créez le compte une vérification du nom et du prénom est effectuée. Si l’utilisateur est déjà connu par i-milo vous vérifierez avec lui s’il s’agit bien d’une antériorité professionnelle. Dans ce cas il est préférable de récupérer le compte. L’utilisateur pourra garder comme cela le même identifiant.

exemple : Sylvie DEBOUT a déjà travaillé dans une autre mission locale.

  • Si vous cliquez sur + elle pourra utiliser le même identifiant : s.debout
  • Si vous cliquez sur « Ignorer les utilisateurs existants et créer un nouveau compte » alors l’identifiant sy.debout sera créé comme si c’était un homonyme. Problème : à chaque fois qu’un salarié change de mission locale son identifiant se rallonge (syl.debout) car i-milo considère que ce n’est pas la même personne. A éviter : il vaut mieux récupérer l’identifiant existant.

Il est toujours préférable de récupérer l’identifiant d’une personne quand elle a quitté une ancienne ML. Cliquer sur + Ajouter ce compte utilisateur à ma structure.

L’utilisateur doit être une personne physique. Il est interdit de créer des comptes génériques de type « Accueil » ou « Equipe emploi ».

En cas de remplacement d’une personne par un autre sur un même poste il faut obligatoirement créer un nouveau compte utilisateur. Il n’est pas permis de « modifier le nom » (voir plus bas la désactivation).

Si une personne change de nom (mariage, divorce), vous pouvez demander à Similo de modifier l’identifiant. Appelez le Centre de Services i-milo dans ce cas.

Tout utilisateur doit avoir un email. Un utilisateur sans mail aura des problèmes à l’occasion du renouvellement de son mot de passe.

Pour plus d’information voir la fiche utilisateur Similo

Remplacement d’un utilisateur par un autre : attention !17

Quand une personne en remplace une autre vous devez désactiver son compte et en recréer un nouveau.

Vous ne devez pas changer le nom prénom date de naissance et renouveler l’identifiant sur le compte de l’utilisateur précédent. En effet vous perdrez dans ce cas l’historique de ce qu’avait fait l’utilisateur précédent et tout sera attribué au nouvel utilisateur. Le changement de nom d’un compte utilisateur concerne uniquement les personnes qui changent de nom (mariage, divorce).

Affectation d’un profil

Le profil permet d’attribuer une série de droits liés aux caractéristiques de ce profil.

Evitez de créer trop de profils. Cela complexifie la gestion des droits. La plupart des missions locales font avec ceux proposés.

Désactiver un utilisateur

On désactive un utilisateur quand il ne travaille plus dans la Mission Locale mais qu’il est susceptible d’y revenir. Pour désactiver (ou réactiver) un utilisateur cliquer sur l’icone en forme de rond (à gauche de la poubelle).

La désactivation suspend la facturation à compter du mois suivant la facturation.

Quelques conseils :

  • Quand la personne B remplace une personne A on a intérêt, quand c’est possible, à désactiver le compte A le dernier jour du mois et créer le compte de B le premier jour du mois suivant.  Ceci pour éviter une double facturation.
  • Quand un utilisateur est en maladie plus d’un mois ou pour une durée inconnue, il est conseillé de désactiver son compte jusqu’à son retour.
  • Si la personne qui part avait la fonction « Direction » vous devez lui retirer cette fonction avant de désactiver son compte. Sinon vous ne pourrez pas l’attribuer sur un nouveau compte.

Désabonner un utilisateur

Le désabonnement permet de faire disparaître l’utilisateur de la liste. On désabonne un utilisateur si on est sûr qu’il ne reviendra pas.

Le désabonnement doit être effectué pour des raisons RGPD. Trop de missions locales ont des utilisateurs qui sont partis à la retraite. Pour vérifier faites un classement par date de naissance de la liste.

Le désabonnement se fait en cliquant sur la poubelle (dernier icone à droite).

L’opération n’est pas possible si les personnes sont toujours référentes de dossiers jeunes, d’entreprises, d’offres de services ou référencées dans Icare. Vous devez dans ce cas faire des transferts préalables. Voyez la procédure

ANONYMISATION – iMPORTANT :

Il n’est plus possible d’afficher les noms d’un utilisateur en charge d’un événement ou d’une proposition qui a été désabonné. La mention « Donnée anonymisée » est affichée à la place du nom.

Conséquence : à l’avenir il est préférable de désabonner un utilisateur après la fin du bilan d’activité N-1. Tant que le bilan n’est pas terminé, il vaut mieux désactiver que désabonner.

Charte de saisie

Les rendez-vous

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Evénements – Propositions demandes et suivi – L’offre de service

Les rendez-vous servent à fixer les dates prévues d’entretien et à noter les absences si le jeune ne vient pas au RV prévu. L’avantage de noter les Rv prévus est que ceux-ci ressortent sur les convocations des modèles de courrier ou sur des SMS personnalisés.

Les rendez-vous non honorés sont visibles en rouge sur la frise chronologique.

Pour créer un rendez-vous cliquer sur le bouton « 23 » situé sur la barre de synthèse : 

Une fois les rendez-vous créés, on consulte l’historique en cliquant sur le lien Rendez-vous à gauche.  Il est possible de modifier le rendez-vous et de changer son statut avec « Absent » (indiquer dans ce cas le motif d’absence ou « Présent »).

Les rendez-vous sont affichables dans les widgets de la page d’accueil. Cela permet de consulter facilement la liste des rendez-vous à venir.

Sur BI l’analyse « Rendez-vous » (NA/Rapports/Accueil et suivi) vous permet de gérer les rendez-vous.

 

Dispositifs, PACEA

Le PACEA

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La charte régionale PACEA a été validée par le groupe de travail des directeurs le 31/10/2017 et mise à jour en septembre 2021. Cliquez ici pour la consulter. Vous y trouverez toutes les modalités pour la gestion des entrées et des sorties.
Elle complète la charte nationale.

Pour consulter les textes officiels cliquez ici

Pour consulter les fiches techniques PACEA cliquez ici

Les dispositions concernant le PIAL sont accessibles ici

Pour télécharger la charte régionale de saisie PACEA cliquez ici
La Garantie jeunes était une phase du PACEA jusqu’en février 2022. Pour la charte spécifique, cliquez ici

Fonctionnement de la numérotation des cerfa PACEA et GJ
– 0 pour le PACEA ou GJ si même jour que le PACEA.
– 1 si GJ après l’entrée en PACEA ou renouvellement d’une GJ ayant débuté après le PACEA.
– 2 Si renouvellement d’une GJ ayant débuté après le PACEA.
– Pour un second PACEA le n° repart à 0 (doublon de n° de CERFA donc

Le PACEA est le dispositif d’accompagnement principal mis en place par l’Etat depuis le 1/1/2017. Il englobait la Garantie jeunes comme une étape du PACEA.

Préalable à l’entrée en PACEA : le diagnostic approfondi

Sur i-milo, l’entrée en PACEA doit être précédée d’un passage dans le dispositif  « Diagnostic approfondi ».  Il doit durer moins d’un mois (mais peut aller exceptionnellement jusqu’à trois mois). Pendant cette période on utilisera l’offre de service d’information et de conseil pendant les entretiens. A l’issue de ce diagnostic on détermine par le motif de sortie du dispositif :

  • Abandon
  • Déménagement
  • Orientation vers un autre accompagnement au sein de la mission locale :  le jeune n’intègre pas le PACEA à la suite de ce diagnostic (il pourra le faire dans le futur mais à la suite d’un nouveau diagnostic) mais il fait toutefois l’objet d’un accompagnement dans le cadre d’un autre dispositif d’accompagnement (Parrainage, dispositif d’accompagnement régional ou local) au sein de la ML.
  • Orientation vers un accompagnement d’un autre partenaire :  orientation pour un suivi par un partenaire ou une autre ML
  • PACEA : le diagnostic débouche sur une contractualisation.
  • Contrat d’Engagement Jeune : dans le cas où le jeune n’entre pas en PACEA mais en CEJ.

Il n’y a pas de document national qui permet de relever les conclusions du diagnostic. Dans le cas d’une entrée en PACEA, l’annexe 2 permet d’inscrire les conclusions du diagnostic approfondi.

L’entrée en PACEA

Une fois le dispositif diagnostic approfondi clôturé pour le motif « PACEA », l’entrée en PACEA doit être effectuée le lendemain ou dans un délai de moins d’un mois après la fin du diagnostic approfondi.

Lors de l’entrée en PACEA, un plan d’action est défini avec le jeune. Le dispositif permet donc d’identifier des phases divisées elles même en objectifs.

Il est recommandé de ne pas trop détailler les phases et les objectifs afin de faciliter le suivi.

La gestion des versements

il faut prendre en considération les ressources du mois M-1 pour un versement dans le mois M. L’allocation peut être versée tant que le jeune n’a pas 300 euros de ressources le mois précédent.

Les entretiens de fin de phase

Les dates de fin de période peuvent être prolongées afin de les adapter à la réalité de suivi.

En fin de phase un entretien de bilan doit être effectué afin de décider :

  • de la poursuite du pacea sur une nouvelle phase
  • de la sortie du pacea si l’objectif est atteint et que le jeune n’a plus besoin d’un accompagnement renforcé.

Pour mieux identifier ces entretiens il est recommandé d’utiliser le contexte régional « Bilan de phase PACEA ».

Les sorties de PACEA

A chaque bilan de phase, on décide de prolonger la phase, d’en créer une suivante ou de procéder à la sortie.

Conformément aux dispositions 4.3 du guide de mise en oeuvre du pacea, on procédera à la sortie :

  • soit en cas de manquement du jeune à ses obligations, à sa demande expresse, s’il a 26 ans
  • soit lorsque l’autonomie est considérée comme acquise
  • soit au bout de 24 mois

Au moment de la clôture il faut mettre à jour les phases et objectifs.

L’acquisition de l’autonomie se fait par rapport aux objectifs fixés : emploi, formation ou progression de l’autonomie sociale.

La CPO Etat 2019-2022 de son côté ne valorise que les jeunes en emploi ou alternance à la date de sortie ou dans le premier mois de la sortie. Ceci quelque soit le motif de sortie.

Afin de retracer la progression du jeune on accordera une attention particulière à bien identifier à l’entrée et à la sortie du PACEA sa situation, son mode de logement, sa mobilité (moyen de locomotion et permis), sa couverture sociale.

Les motifs de sortie sont :

  • Abandon
  • Non respect des engagements
  • Accès à l’autonomie
  • Fin de la durée maximale du parcours
  • Limite d’âge 26 ans

 

Charte de saisie, Partenaires

Rattacher une entreprise à la base SIENE

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Sur la fiche de synthèse de l’entreprise la donnée Rattaché SIENE est égale à Non.

Le tableau de bord régional « Portefeuille Partenaires vous donnera la liste des entreprises non rattachées à SIENE.

Le rattachement SIENE permet de préciser des informations utiles (Nb de salariés, catégorie juridique). Il évite également la création de doublons.

Modifiez les informations générales et cliquez sur le bouton SIENE puis <Rechercher dans SIENE>. Si besoin ne laissez que le SIRET. L’orthographe de la raison sociale ou de l’enseigne pourrait en effet gêner la recherche.

Changement de SIRET de l’entreprise

C’est le cas lors d’un déménagement. Le SIRET change mais pas le SIRET en principe.

  • Dans Informations générales cliquer sur le logo SIRENE (qui a une loupe)
  • Mettre à blanc la raison sociale et l’enseigne
  • Renseigner le SIREN (on ne peut pas renseigner le SIRET)
  • Cliquer sur Rechercher dans SIENE : un ou plusieurs éléments seront proposés.

 

Paramétrage i-milo

Transferts d’éléments

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Les transferts consistent à remplacer une référence par une autre.

Il est possible par exemple

  • De transférer tous les dossiers jeunes ou partenaires suivis par un conseiller A sur conseiller B (indispensable quand on veut désactiver un compte utilisateur)
  • De changer le lieu de rattachement des dossiers jeunes
  • De transférer les éléments d’une table de référence sur une autre référence

Il n’est pas possible de réaliser les transferts suivants

  • Transférer une offre de service vers une autre offre de service
  • Changer un groupe d’offre de service de référent
  • Transférer un dossier jeune ou un partenaire vers un autre dossier jeune ou partenaire (cas des doublons de jeunes ou d’entreprises)

Transferts de conseillers référents jeunes

Sélectionnez les dossiers dans la liste des dossiers. Cela peut être fait par la recherche multicritère.  Allez dans l’onglet « Ma Liste » et au menu actions choisissez Changer de conseiller.
Vous indiquerez alors le nom du nouveau conseiller

Pour qu’un utilisateur puisse être référent de dossier, vous devez lui affecter la fonction « Conseiller référent » dans ses paramètres (module Admin:Utilisateurs).

Il est conseillé de paramétrer le compte de la direction ou de l’accueil comme conseiller référent afin de sortir régulièrement les dossier sans contact depuis un an des portefeuilles conseillers.

Transfert d’offre de service

Assurez-vous que votre profil possède les droits : Module admin, votre profil : Portail conseiller / Gérer les offres  de service / Réaliser des actions groupées / Transférer des conseillers

Dans le module des offres de services supprimez les filtres par

Pour attribuer une offre de service à un autre référent voici la procédure :

  • Dans le panneau Filtres du module Offre de service supprimez les états En cours et Permanent de manière à afficher toutes les offres de services (y compris les offres terminées).
  • Sélectionnez les offres de service attribuées au conseiller à retirer
  • Affichez les offres par liste de 50 et cochez la case à cocher du titre de la liste pour tout sélectionner.
  • Dans le panneau de droite cliquez sur l’onglet « Ma liste » et sur le bouton vert « Actions ». Choisissez l’option Transfert pour terminer.

Transfert de référent partenaire

Pour changer le référent d’un groupe d’entreprises, la procédure est semblable au transfert de conseiller jeune. Sélectionnez les partenaires à transférer, allez dans l’onglet « Ma Liste » puis au menu Actions choisissez l’option Transférer.

Transfert de lieu de rattachement jeune

Pour changer un groupe de jeunes de lieu de rattachement, suivez la même procédure que pour le transfert de conseiller. Au menu Actions choisissez l’option Lieu de rattachement

Transfert d’éléments de tables de référence

Vous avez par exemple créé un contexte qui fait doublon avec un autre contexte. vous souhaitez qu’il n’y en ait plus qu’un.

Allez dans le portail Admin puis Administrer les tables de référence

Choisir la table à administrer (ici les Contextes) puis cliquez sur le bouton Activer le mode transfert.

Dans un premier temps nous vous conseillons de désactiver l’élément à transférer

Pour programmer un transfert il suffit de faire basculer l’élément source (celui qu’on veut transférer) vers l’élément destination (celui qui restera). Opérez avec les icônes signalés ci-dessous :

La liste des transferts programmés est disponible au menu Suivre le transfert de références. Il vous est possible de vérifier et de supprimer une demande de transfert en cas d’erreur.

Traitement des demandes de transfert – suppression des éléments transférés

Les transferts se feront le lendemain à 4 heures du matin. L’opération consiste à remplacer les éléments source vers les éléments destination dans tous les dossiers jeunes.

Cependant le transfert ne supprime pas l’élément « source » de la table de référence. Une fois les transferts réalisés il vous faut revenir sur la table de référence et supprimer les éléments « source ».  Ce sera possible car plus aucun dossier n’y sera rattaché.

Pour plus d’information sur cette procédure, consultez la vidéo de SIMILO

 

Charte de saisie, Dossier jeune

Identité, coordonnées, compléments, mobilité

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Identité – Justifier l’identité – Certifier le NIR – Coordonnées – Déménagement – Décès – Compléments – Savoirs de base – Mobilité

Identité

Prénom : Respecter l’orthographe de la carte d’identité (avec tirets sans tirets…)
Nom d’usage et nom de naissance : en majuscules non accentuées

Né à l’étranger : si coché, indiquez le pays de naissance en dessous

Commune de naissance : pour les personnes nées en France.
Quand vous entrez un mot clé, une aide affiche une liste de noms approchants dans la limite des 10 premiers.
Si vous cherchez « St Pierre » (très répandu) indiquez alors : Saint Pierre 17 si la commune est dans le département 17.
Pour Mayotte il est conseillé de chercher en commençant par le code 985. exemple : 985 Acoua.
Les autres DOM : 971:Guadeloupe, 972:Martinique, 973:Guyane, 974:Réunion, 975:St-Pierre et Miquelon.
Les TOM: 987:Polynésie, 988:Nouvelle-Calédonie

Situation familiale : renseignez la situation sans indiquer « Non renseigné ».  Un petit icône permet de valider la fraicheur de la donnée lorsque vous revenez sur le dossier si la situation n’ a pas changé.

Enfants à charge : ce sont les enfants à charge financièrement (pas forcément naturels ou présents à domicile).

Moyen de garde des enfants : permet de repérer un frein à l’insertion si « Difficulté de garde » ou « Aucun » est sélectionné.

Nationalité :  UE = Pays membres de l’Union européenne. Le  Brexit n’étant pas terminé les citoyens britanniques en font toujours partie.

Recensé : à cocher si le jeune a été recensé par l’armée.

JDC (JAPD effectuée) : cette case sera cochée si le jeune a effectué la Journée de Défense Citoyenne.

Justifier l’identité / modifier la justification

Pour justifier l’identité cliquez sur le lien identité du menu de gauche, cliquez ensuite sur le logo de justification

Le processus est le même si vous devez modifier les informations déjà justifiées (changement d’un prénom d’une date de naissance).

Les types de pièces requises sont : 1: carte nationale d’identité / 2: Passeport / 3: Permis de conduire / 4:Titre, cartes de séjour, récépissés et documents de circulation pour étranger en France / 5: carte de combattant / 6: Autres pièces.
La dernière catégorie permet de justifier au vu de pièces non prévues (document de la préfecture pour mineurs étrangers sans pièce d’identité).

Le renseignement du n° NIR est recommandé afin de fiabiliser l’interconnexion avec des système tiers. Toutefois vous pouvez ne pas le renseigner en cochant [X] Pas de NIR. Il est recommandé également de certifier le NIR.

Certifier le NIR

Outre la justification du dossier il faut également certifier le NIR (numéro de sécurité sociale).  Cette opération n’est possible que dans la mesure où vous avez recueilli un numéro commençant par 1 ou 2. Les numéros commençant par 7 ou 8 ne sont pas acceptés.

L’image ci-dessus indique quel icone cliquer pour certifier le NIR. Pour plus d’information sur cette procédure consultez les notices nationales et régionales.

Les Coordonnées

Toute adresse, sauf cas exceptionnel, doit être normalisée. Cela permet d’indiquer de manière fiable l’appartenance à une zone prioritaire, un quartier, un EPCI (communauté de communes).

L’inscription sur Quartier prioritaire ou ZRR est particulièrement importante pour l’évaluation et le financement de la mission locale.

Après avoir entré l’adresse vous devez donc cliquer sur le bouton Normaliser afin de valider.

En cas d’échec à la normalisation, vous ne devez plus signaler à l’IGN mais adresser une demande à votre commune.

En effet, suite à une évolution de la réglementation (Loi 3DS le 21 février 2022), l’IGN se base désormais sur les remontées faites par les communes. Par conséquent, si vous souhaitez que votre adresse soit ajoutée, vous devrez contacter la commune concernée.
Effectivement, les communes portent désormais la responsabilité de la création des voies et des adresses par l’intermédiaire du conseil municipal qui gère la dénomination des noms de rues. Elles fournissent leurs adresses dans le format standardisé BAL (Base Adresse Locale) afin qu’elles soient intégrées dans la BAN (Base d’Adresse Nationale). Ainsi, les communes peuvent créer directement leurs BAL contenant toutes les informations liées aux adresses de leur territoire sur ce lien : mes-adresses.data.gouv.fr pour ensuite les reverser dans la BAN. La BAN et les BAL ne contiennent aucune donnée nominative, mais renseignent la position géographique des adresses.
Plus d’informations : Les dessous de l’adresse – Institut – IGN

L’élargissement de la normalisation aux lieux-dits afin de régler les nombreux problèmes d’adresses non reconnues est disponible en cliquant sur le bouton .

Une autre façon de traiter le problème des lieux dits sans nom de rue est d’inscrire le nom du lieu-dit dans le complément d’adresse et de mettre un tiret ( signe « -« ) dans le nom de la voie.  Cela permet de normaliser facilement.

NPAI : N’Habite Pas à l’Adresse Indiquée. Cochez cette case si le jeune n’est plus joignable ou a déménagé et n’est plus suivi.

Commune : c’est en entrant le code postal que vous trouverez la commune. Certaines communes ont fusionné et n’existent plus. Consultez votre direction si vous ne trouvez plus une commune.

Code utilisateur : pas d’utilisation ou utilisation libre (voir charte interne).

Hébergement : voir charte nationale

Quelques exemples :

Hébergement nomade Camping
Sans hébergement Sans domicile fixe
Logement autonome Locataire ou Propriétaire
Autres foyers Famille d’accueil

Problématique logement : à cocher si le mode de logement du jeune est un frein à son insertion.

Email : n’oubliez pas d’indiquer cette zone qui permet de contacter le jeune rapidement et à peu de frais. Refusez de saisir un email fantaisiste. Pour sa recherche d’emploi le jeune doit posséder un email professionnel.

Téléphones : indiquez le portable et ou le fixe. Vous avez la possibilité d’indiquer sir le jeune est joignable ou non à son numéro (si non joignable, pas de départ de sms). Une zone de commentaires permet de préciser les conditions d’appels (tél du père, de la mère…).

Le cas du changement d’adresse

Pour changer une adresse il suffit d’entrer la nouvelle adresse et la précédente sera historisée.

La prise en compte de la nouvelle adresse est autorisée si le jeune continue d’être suivi par la mission locale.

Pensez aux statistiques territoriales ! En cas de déménagement hors zone et si le jeune n’est plus suivi, il convient de ne pas noter le nouveau code postal. Laissez le jeune sur son ancienne adresse sur votre territoire. Pourquoi ? Parce que pour le bilan de fin d’année, notamment auprès de vos élus locaux, il faut faire état du nombre de jeunes suivis par canton commune ou quartier. Si vous notez une nouvelle adresse hors zone, alors le dossier disparaît du bilan d’activité territorial.
Dans le cas d’un déménagement il faut cocher NPAI et inscrire DEMENAGEMENT dans le complément d’adresse suivi de toutes précisions utiles.

Situation de l’adresse Procédure
Sans domicile fixe Adresse du siège de la structure et NPAI est coché. Inscrire SDF dans le complément d’adresse
A déménagé, habite hors zone et le jeune n’est plus suivi. Créer un nouvelle adresse en réinscrivant le jeune sur son ancienne commune, cocher NPAI, inscrire DEMENAGEMENT dans le complément d’adresse.
A déménagé dans la zone et est toujours suivi Créer une nouvelle adresse
A déménagé hors zone et est toujours suivi Si le déménagement est temporaire (cas d’un départ en formation hors zone), laisser l’ancienne adresse.
Est en formation dans la zone mais habite hors secteur. Est suivi par la structure Domicilier sur son lieu d’hébergement sur la zone (centre de formation, foyer).

Le cas du décès

Il n’existe pas de notation spécifique dans l’identité pour le décès.  Si le jeune était sur un dispositif vous trouverez le plus souvent le motif de sortie « Décès ».

Il est important d’éviter que des courriers ou sms ne partent. Laissez l’adresse sur la commune de résidence mais effacez le nom de la rue et effacez les téléphones. Cochez NPAI.

Parmi les usages relevés également ; mettre XXXXXXXX dans le nom

Les compléments d’identité

Couverture principale : PUMa = Proctection Universelle Maladie

Couverture complémentaire : si la nomenclature est incohérente, voyez avec votre référent i-milo afin de masquer les éléments inutiles.

RSA : si oui indiquez Bénéficiaire ou Ayant droit

RQTH : si oui vous pouvez indiquez la catégorie. Consultez la charte natonale sur le handicap.

Pôle Emploi : si le jeune est inscrit à Pôle Emploi, indiquez oui et son numéro. L’inscription du numéro est indispensable dans les opérations de rapprochement de fichiers qui ont lieu dans le cadre de la cotraitance. Cela évite les doublons.

Ressources :

l’indication des ressources peut servir à établir un diagnostic sur les problèmes rencontrés par les jeunes. Il est possible d’indiquer une ou plusieurs ressources. Seules doivent être mentionnées les ressources dont bénéficie directement le jeune sans prendre en compte celles des parents ou du conjoint. Il s’agit des ressources du jeune et non pas celles du foyer.

Les ressources sont historisées. Vous devez indiquer la date de début. La date de fin peut être à blanc.

Si aucune ressources, choisir Aucun, Ajouter et indiquer le montant 0

Les utilisateurs du Poitou-Charentes avaient complété cette définition (sous P3) : l’indication des ressources peut servir à établir un diagnostic sur les problèmes rencontrés par les jeunes. Afin d’apporter un éclairage sur la précarité des jeunes il est précisé :
– Quand le quotidien ( « nourri, logé, blanchi ») est assuré (parents, conjoint-e, ami), choisir  Autre  et le montant 0.
– Quand le quotidien n’est pas assuré, choisir Aucun et le montant 0

Conseiller Référent :

C’est le conseiller qui suit le jeune « en portefeuille » sachant que les contacts peuvent être effectués par d’autres personnes. Ne pas renseigner cette zone pour une fiche PPAE ou pour un dossier de pré accueil.

Lieu de rattachement : lieu d’accueil dans lequel le jeune est suivi le plus régulièrement.  Selon l’organisation de la mission locale :

  • C’est le lieu d’accueil le plus proche géographiquement de son domicile.
  • Cela peut-être également l’antenne de la mission locale à laquelle est il rattaché.

Origine de la venue :

Organisme ou média ayant permis au jeune de connaître la structure d’accueil.
N’abusez pas de « Démarche personnelle » ! Le jeune a forcément entendu parler de la ML par un tiers ou un moyen. Par exemple si connu par internet indiquer Presse, médias.

Codes auxiliaires : peut-être utilisé dans le cadre d’une charte locale.

Savoirs de base : Cette zone est utilisée pour repérer l’illettrisme. Vous cocherez non acquis si vous estimez que le jeune est illettré et/ou qu’il doit bénéficier d’une action. Dans les autres cas notez Acquis.  Si vous notez « A vérifier », cela doit être de manière temporaire. Il ne s’agit pas de noter un diagnostic mais de noter un repérage en vue d’un diagnostic.

La mobilité

Ces données sont à mettre à jour dès qu’il y a un changement.

Permis de conduire :

Il est possible de suivre les étapes de l’obtention des permis de conduire avec  attestation de sécurité routière, code, permis en cours.

La date d’obtention est nécessaire. Si vous n’avez aucune idée de la date indiquez le 1er janvier de l’année en cours. La date d’obtention est significative en particulier pour les permis poids lourds.

Il est possible également de faire figurer des permis spéciaux : remorques, permis maritimes et fluviaux.

Mobilité :

C’est la mobilité psychologique. Il s’agit de répondre à la question : jusqu’où le jeune est prêt à se déplacer ?

Il faut la faire correspondre à un rayon kilométrique de mobilité plutôt qu’à la signification stricte de l’intitulé.

Exemple si un jeune habite à 5 km du département voisin et qu’il ne souhaite pas de déplacer au delà de 20 km, préférez « Canton » à « Départements limitrophes ».

Moyen de locomotion :

Plusieurs moyens de locomotion dont un principal peuvent être notés. Toutefois un seul est conseillé  pour faire simple.

Si le jeune se déplace à pied, mettez « Aucun ». Evitez d’utiliser « Autres ».

Si le moyen de locomotion est la trottinette électrique  ou le vélo électrique notez « Vélo », ne notez pas « Autre ».

Si un moyen de transport est occasionnel et n’appartient pas au jeune ne le notez pas (transport par famille, blablacar…)

 

CEJ

Le Contrat d’Engagement Jeune (CEJ)

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Cette page n’est plus à jour depuis le 4/4/2022.  Les personnes habilitées peuvent consulter l’extranet de l’ARML Nouvelle-Aquitaine en cliquant ici

 

La nouvelle version 2.20 est disponible depuis le 22/3

Attention aux coordonnées bancaires : avant de générer le CERFA vous devez renseigner les coordonnées bancaires dans l’écran Coordonnées.

Faute de quoi le CERFA partirait sans RIB !

Si vous aviez déjà généré le CERFA, un seule solution : il  faut supprimer le CEJ et le recréer.

Deux éditions régionales sont disponibles dans i-milo :

  • CEJ Annexe 2 (engagements contractuels) . Merci à la ML Saintonge pour ce partage.
  • CEJ Plan d’action

Documentation

Trop de doc ? Commencez par lire la charte nationale de saisie. Elle traite à la fois des aspects i-milo et métier.

 

Questions et réponses

Les compléments d’adresse n’apparaissent pas sur le CERFA

Le complément d’adresse ainsi que bâtiment, escalier, étage, n° appartement n’apparaissent pas sur le CERFA. L’adresse est donc incomplète.

Le problème sera corrigé lors d’une mise à jour. Dans l’immédiat il est conseillé de corriger le pdf qu’on fait signer au jeune.

Peut-on saisir une allocation au titre d’un mois écoulé ?

Non. Si une allocation CEJ n’est pas saisie dans le mois de la demande, il n’est plus possible de demander le versement au titre d’un mois écoulé.

Si un dossier n’est pas complet, il est conseillé de toujours faire une demande d’allocation à condition de ne pas la soumettre au validateur (laisser au statut « enregistré »). Il sera toujours possible de la soumettre à validation plus tard ou de supprimer la demande d’allocation.

Il ne faut pas soumettre à validation ou valider des demandes d’allocation pour lesquelles le dossier ne serait pas complet (CERFA pas signé…)

Comment éviter que l’ASP rejette un dossier pour chevauchement avec le PACEA ?

Une requête Bureau Métier est disponible depuis le 4/4 dans la page CEJ de l’ARML. Elle détecte les sorties PACEA pour le motif « Réorientation anticipée autre dispositif » sur la semaine précédente.

Mode opératoire :

  • Les ML rafraichissent la requête le lundi matin
    • Démarrage à compter du lundi 11 avril 2022
  • Elles éditent la liste les jeunes qui sont
    • Soit sortis du PACEA (avec motif = « réorientation autre dispositif ») dans la semaine précédente
    • Soit dont la saisie de leur date de sortie de PACEA (avec motif = « réorientation autre dispositif ») a été effectuée dans la semaine précédente
  • La ML signe et l’envoie cette liste par mail (puis par courrier) à sa DR ASP
  • Dès que les N° de cerfa seront intégrés dans le décisionnel, nous modifieront le format de ces listes

Attention, il faut éditer la liste au format « pdf imprimable »

Comment communiquer les coordonnées bancaires à l’ASP ?

Les coordonnées bancaires sont liées au CERFA dans l’annexe 1. Mais se présente les cas où le CERFA est parti sans les coordonnées bancaires ou en cas de changement de coordonnées bancaires.

Vous aviez adressé un CERFA à l’ASP sans coordonnées bancaires :

– Afficher le CERFA à l’écran en cochant la case oui de l’éligibilité à l’alloc
– renseigner l’IBAN sur le CERFA
– imprimer le CERFA

– faire vérifier puis signer le jeune

– scanner le document et le déposer sur la GED

– stocker le CERFA signé dans les documents i-milo
– mettre à jour l’IBAN dans l’écran Coordonnées d’i-milo (ça n’alimente pas le CERFA mais il est préférable que ce soit à jour).

Vous aviez adressé un CERFA à l’ASP avec les coordonnées bancaires mais celles-ci ont changé :

– Afficher le CERFA à l’écran en cochant la case oui de l’éligibilité à l’alloc
– retaper le nouvel IBAN sur le CERFA par-dessus l’ancien
– imprimer le CERFA

– faire vérifier puis signer le jeune

– scanner le document et le déposer sur la GED
– stocker le CERFA signé dans les documents i-milo
– mettre à jour l’IBAN dans l’écran Coordonnées d’i-milo (ça n’alimente pas le CERFA mais il est préférable que ce soit à jour).

 

La notice d’utilisation du CERFA CEJ

a été mise à jour le 3/3. Il est précisé que les pièces annexes au CERFA (pièce identité par exemple) doivent être conservées en cas de contrôle à la ML mais ne sont plus transmises sur la GED.

Cette notice contient un contrat d’engagement (page 4) et un plan d’action (Annexe 3 page 5 et suivantes).  Ces documents sont à faire signer au jeune, le plan d’action est à établir par le conseiller. Ils ne sont pas disponibles depuis i-milo Les documents ne sont pas à transmettre à l’ASP mais à conserver. Nous attendons des précisions de l’UNML sur la gestion de ces documents.

Comment supprimer un CEJ ?

Depuis la 2.20 c’est possible, mais une demande d’alloc ne soit avoir été créée. Il est possible de supprimer la demande d’alloc tant qu’elle n’est pas partie dans le flux ASP.

Quels documents conserver à la Mission Locale ?

La Mission Locale doit conserver toutes les pièces justificatives en cas de contrôle. L’ASP pourrait suspendre les allocations ou demander leur remboursement. Par exemple le RIB est à conserver (même s’il est noté dans le CERFA).
La liste des pièces à conserver est décrite dans le document Demat_CEJ_ASP_V01.03.2022.pdf

Editions i-milo et CEJ

Merci à Charles (ML Saintonge) de nous avoir transmis un modèle de courrier sur l’autorisation parentale pour les mineurs. Nous l’avons intégré dans les éditions régionales.

Vous y trouverez également le « Plan action CEJ » qui correspond à l’annexe 3 de la notice du CERFA.
Pas de descripteurs pour bâtir des éditions spécifiques sur le CEJ. Similo nous a confirmé que ce n’était pas prévu dans l’immédiat.

Peut-on renouveler une GJ après le 1er mars?

Oui, il est possible, le cas échéant, de prolonger ( un parcours en Garantie jeunes qui arrive au terme de ses douze mois après le 1er mars 2022, dans la limite de dix-huit mois consécutifs de parcours. Dans ce cas, le terme « prolonger » indique qu’il s’agit du même contrat qui est renouvelé par avenant.

Une sortie PACEA et une entrée CEJ sont datées du même jour. Quelle incidence ?

Ce n’est pas bloquant dans i-milo mais l’ASP risque de rejeter.  La sortie PACEA ne doit dépasser la veille d’entrée en CEJ. Il n’est pour l’instant pas possible de corriger. Similo recommande d’ouvrir un ticket au Centre de Services pour le suivi des actions.

Comment paramétrer les droits des utilisateurs et le RGS ?

Ce schéma  nous montre deux profils types : profil conseiller et profil validateur.

Les personnes en charge de la validation doivent avoir également la délégation du Certificat RGS.
Pour déléguer des droits RGS, allez dans le module Admin : Certificat RGS, cliquez sur le crayon. Dans le volet de droite recherchez le nom d’une personne puis cliquez sur « Ajouter aux utilisateurs autorisés ».

Autres questions et réponses

Déposez vos questions ici

Décisionnel

Les tableaux de bord et le pilotage de la mission locale

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Vous démarrez BI depuis le portail i-milo. Il est conseillé de démarrer BI dans un nouvel onglet.

L’ARML élabore des tableaux de bord pour vous aider à gérer les listes de jeunes et établir des statistiques. Les tableaux sont nombreux. Une approche simple consiste à parcourir les onglets du portail thématique.

Une vidéo de présentation vous initiera à l’accès à notre portail régional

L’onglet Pilotage donne immédiatement quelques indicateurs et il est possible d’approfondir les analyses avec de nombreux tableaux

Documentation :

 

Charte de saisie, Situations

Prescriptions et entrées en formation professionnelle

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Depuis le 1/1/2022 nous utilisons une nouvelle charte de saisie. Cliquez ici pour la consulter

Elle contient un tableau de synthèse avec la codification des principales actions [au format Excel].

Prise en compte dans les statistiques DGEFP :

Pour être comptabilisées les situations doivent :

  • faire l’objet d’une prescription et d’une entrées en situation dans le cadre du PACEA
  • l’entrée en situation doit être issue de la réalisation d’une MER formation : MER via interco Rafael/Ouiform ou MER formation externe intercarif, ou MER formation base interne.

Il est conseillé d’effectuer vos prescriptions de formation via l’interface i-milo -> Rafael/OuiForm.

Pour la scolarité et le retour en formation initiale, cliquez ici

Descriptif des informations figurant dans l’écran situation

Si la prescription a été réalisée par l’interconnexion Rafael/OuiForm, vous n’avez pas à renseigner la situation. Celle-ci est générée automatiquement par l’acceptation de la candidature par l’organisme.

Définition d’une formation : Il y a un organisme identifié, date de début, date de fin, contenu pédagogique basé sur un apprentissage. Statutairement, le jeune est stagiaire de la formation professionnelle.

En conséquence on ne doit pas saisir de situation formation pour les prestations POLE EMPLOI. Elles seront comptabilisées par l’état Réalisé de la proposition de prestation ou par une entrée en situation Immersion (EMT).

Les ateliers DECLIC AFPA ne sont plus considérés comme de la formation, mais des ateliers projets (code P61 dans l’offre de service NA).

Il est recommandé de créer la situation via la réalisation de la MER formation : cela remplit automatiquement la plupart des données pour les actions issues des formations externes (inter carif).

Dates : consulter les remarques générales. Si une action de formation est prolongée il est préférable de modifier la date de fin prévue plutôt que d’en créer une autre. Indiquer la prolongation dans les commentaires. Ne jamais laisser à blanc la date de fin (estimer si nécessaire).

Le jeune sera laissé simultanément demandeur d’emploi s’il est disponible sur le marché du travail et prêt à arrêter sa formation pour un emploi. Sinon clôturer la situation demandeur d’emploi précédente.

Commentaires : utilisable pour noter le nom de l’organisme et de l’action si l’organisme n’a pas été trouvé dans la base externe ou interne.

Code utilisateur : Laisser à blanc sauf notation spécifique.

Mesure régionale : cette zone est obsolète pour la région Nouvelle-Aquitaine. Son utilisation n’est plus obligatoire.

Financeur et Mesure : voir la charte 2022 (Nouvelle-Aquitaine)

Formation :

L’identification des formations s’effectue en deux temps :

  1. La recherche de l’intitulé précis de la formation
  2. Le rattachement de cette formation à une mesure régionale

Recherche de la formation

Pour le positionnement, celle-ci s’effectue avec l’interconnexion Rafael en Nouvelle-Aquitaine ou Ouiform pour les autres régions (voir liens en haut de page). Dans ce cas la situation formation est générée autmatiquement par l’acceptation de la candidature par l’organisme.

Saisie d’une formation sans positionnement préalable Rafael/Ouiform

Si vous n’avez pas utilisé Rafael/ OuiForm vous pouvez passez par la recherche Intercarif ou les formations internes. Dans l’écran situation, cliquez sur la loupe loupe

recherche-formation1

Vous accéderez alors à l’écran de recherche

recherche-formation2

Les formations externes : à utiliser en priorité. Elles donnent accès à la base intercarif. Vous pouvez rechercher par intitulé ou nom d’organisme.

Vous pouvez également filtrer code ROME ou par Région, ce qui est très utile pour élargir la recherche aux régions voisines.  Il suffit d’entrer le nom de la région dans la zone de saisie.

recherche-formation3

Un bouton radio vous permet d’afficher les actions terminées : sélectionnez l’option [X] toutes les offres

Que faire si vous ne trouvez pas une formation externe ? Quelques conseils :

– Cocher (x) toutes les offres
– Eviter de chercher par OF car l’organisme porteur de la convention est parfois différent de celui qui anime la formation. Privilégier la recherche par intitulé seul
– Entrer un mot clé dans l’intitulé et pas l’intitulé complet. Affiner si besoin.
– L’alimentation de la base peut être en retard (surtout en fin d’été). Signalez toute action non trouvée à l’assistance régionale.

Les formations internes :

Le catalogue interne contient certaines actions non présentes dans l’intercarif (formations CUI, GJ, Education Nationale, Entreprise…)

recherche-formation4

Validation préparée : indiquez le diplôme préparé. Cela renseigne automatiquement le niveau

Ne pas utiliser « Une attestation de qualification et aptitude » qui renseigne un niveau II  !

Quelques exemples
BAFA, BAFD autre certification sans niveau spécifique
PSC1 aucune certification
Moniteur de football autre titre inscrit sur demande au RNCP (niveau IV)
Diplôme d’ambulancier autre diplôme d’Etat de niveau 5
Diplôme d’Etat d’infrmier(ière) autre diplôme d’Eta de niveau 2

Niveau : est fonction de la validation préparée.

Objectif général formation : notion importante pour les statistiques, cette nomenclature contient les éléments suivants.

tem LHEO Remarques Correspondance « Brique » du PRF Nouvelle-Aquitaine
Certification A l’issue de la formation une validation est délivrée 1er niveau de qualification
Objectif qualification N+1
Nouvelle chance
Préparation à la qualification Objectif 1er niveau de qualification (actions préparatoires)
Professionnalisation Nous regroupons ici, pour simplifier, les actions de perfectionnement, d’élargissement des compétences. Compétences pour l’emploi
Les objectifs des formations professionnalisantes sont très proches de ceux des formations certifiantes professionnelles, mais elles ne donnent lieu à aucun diplôme, titre ou certificat inscrit au RNCP.
Perfectionnement, élargissement des compétences Ne pas utiliser car la signification est trop proche de Professionnalisation.
Statistiquement nous le compterons avec Professionnalisation
(Re)mobilisation, aide à l’élaboration de projet professionnel Orientation et Amorce de parcours
Remise à niveau, maîtrise des savoirs de base, initiation Socle de compétences
Création d’entreprise Peu de prescriptions Absent du PRF

NSF , Formacode : des boutons de recherche permettent d’accéder à ces tables. Il est recommandé de créer la situation via la réalisation de la MER formation : cela remplit automatiquement ces données.

Heures en entreprise ou en centre : pour votre usage personnel.

Métier préparé : pour les formations générales ou de mobilisation indiquez Z00

Validation préparée : Si le stage est certifiant vous indiquerez la validation préparée. Pour les diplômes spécifiques à une branche professionnelle (maître chien…) il y a les titres homologués.

Obtenu / Echec : Pour les stages qualifiants ces cases à cocher permettent d’indiquer si la validation préparée. Si Obtenu est coché, l’enregistrement de la page vous amène sur l’écran de création de cursus.

Motif d’interruption : le motif d’interruption ne doit être indiqué que si le jeune quitte la formation avant son terme.

Charte de saisie

Utiliser l’interconnexion i-milo => Rafael

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La prescription d’action de formation en Nouvelle-Aquitaine s’effectue prioritairement via l’interconnexion mise en place entre i-milo et RAFAEL.

Un guide d’utilisation créé par Cap Métiers et l’ARML a été rédigé.21 Vous le trouverez ci-dessous :

Guide utilisateur de l’interconnexion i-milo RAFAEL

Si  l’accès à RAFAEL ne se fait pas depuis i-milo , vérifiez que votre navigateur affiche les pop-ups (un message d’alerte est visible sur la barre d’adresse en principe).

Suppression ou modification de dates dans les situations formations

N’appelez plus le centre de service pour demander à modifier les dates des situations RAFAEL.  Désormais la procédure convenue avec Similo passe par l’envoi d’un fichier de demandes collecté par l’ARML.

Le signalement des demandes de modification se fait par l’inscription dans la zone de commentaire de la situation. La demande sera ensuite traitée dans le mois.

Utilisez des mentions explicites pour votre demande de traitement.

Par exemple :

Evitez les mentions floues comme « a abandonné », ce ne sera pas traité.

En cas de suspension pour reprise ultérieure, nous convenons de noter une fin réelle à la date de suspension. La reprise fera l’objet d’une saisie de situation formation sans MER.

Il n’est pas possible d’indiquer si une validation a été obtenue ou pas au bas de l’écran situation. Indiquez la dans l’écran Cursus en cas d’obtention.

Notation de l’objectif formation

Lorsqu’une situation formation est générée par Rafael l’objectif général formation n’est pas alimenté.

Ceci n’est pas lié à Rafael. L’absence de donnée est spécifique au descriptif des actions de formation sur la région Nouvelle-Aquitaine. Cette donnée devrait être embarquée dans le descriptif des actions de formation à compter de 2022..

Alertes et requêtes

Le portail de requête régional onglet Formation permet de lister les entrées en situation issues de Rafael et de repérer les formations qui n’ont pas d’objectif général formation renseigné.

Vous devez également regarder régulièrement la requête « Formation Entrées – contrôle charte NA » qui détecte les anomalies sur l’ensemble des formations.

L’alerte de saisie n° 43 « Formation sans objectif » donne la liste de toutes les formations sans objectif et permet d’accéder directement au dossier.