Evénements – Bilans en formation ou entreprise – Rendez-vous –  Demandes – Propositions et suivi – Offre de service

La notion d’Evénement

Un événement traduit les échanges qu’a un utilisateur d’i-milo avec le jeune ou un partenaire.
L’événement enregistre le cadre de l’échange :
– Date
– Contexte de l’événement
– Sens
– Nature
– Lieu
– Conseiller en charge de l’événement (« accueillant »)

L’événement enregistre également les actions réalisées :
– Mise à jour de données du dossier ou du partenaire
– Création d’un service
– Proposition d’un service
– Etc.

Ainsi toutes les actions réalisées sur un dossier ou un partenaire sont traçables et mémorisées dans i-milo.

A chaque fois qu’un utilisateur modifie quelque chose sur un dossier pour la première fois de la journée, cela crée un événement.
L’événement reste ouvert tant qu’il n’est pas clôturé
– soit manuellement par l’utilisateur
– soit en fin de journée
Si vous pensez revoir le jeune dans un autre contexte dans la même journée (un atelier par exemple) il est préférable de clore l’événement manuellement.
Attention ! On ne peut plus modifier un événement clôturé.

Pour clôturer manuellement un événement, cliquez sur le crayon en haut à droite du dossier puis sur le bouton <Clôturer>.

Contexte de l’événement

Il permet de préciser dans quel cadre se déroule l’événement. Par défaut le contexte est « Evénement général » ce qui convient aux cas les plus courants.

En fonction  de la charte de saisie (nationale, régionale ou locale) un contexte peut être précisé : Suivi EAV, Suivi PEC, Bilan de phase PACEA, CEP, GJ…

Si plusieurs contextes sont mobilisés, vous avez à votre disposition des contextes secondaires et tertiaires. Notez le plus important dans le contexte primaire.

Sens de l’événement

Permet d’indiquer qui a l’initiative du contact. Quatre « directions » possibles

• Jeune vers structure : dans le cas où c’est le jeune qui prend rendez-vous..
• Structure vers jeune : suite à une convocation de la ML adressée au jeune, relance téléphonique…
  
• Information par un tiers : dans le cas où l’entretien est effectué par une personne n’appartenant pas à la ML et en l’absence d’un salarié de la ML. Une zone supplémentaire permet de préciser le type de tiers.
  
• Interne : pour les événements administratifs ou correctifs (en l’absence du jeune)

Date de l’événement : vous pouvez antidater jusqu’à trois mois en arrière. Au delà il n’est pas possible de saisir

Nature de l’événement :

Les événements de nature Entretien individuel, Atelier et Information collective maintiennent le dossier Actif ou en JDI (jeunes en demande d’insertion).

Pour qu’un dossier soit classé dans les actifs ou JDI, il doit avoir un entretien individuel , atelier ou info co dans les 5 derniers mois. Dans le cas contraire il est classé dans les dossiers « En veille ».

Jeune -> Structure ou Structure -> Jeune	Remarques
Entretien individuel	S’il n’y a pas de proposition à la suite de l’entretien il est possible de proposer une date de prochain rendez-vous. L’entretien individuel peut avoir lieu en présence d’un partenaire. Ne notez pas « Entretien par un partenaire » si vous étiez présent à l’entretien. A titre exceptionnel, un entretien téléphonique peut être qualifié en entretien individuel si son contenu est d’une consistance significative, c’est-à-dire : échange conséquent avec le jeune pendant lequel sont abordés les sujets liés à son insertion socio-professionnelle (projet professionnel, santé, logement, mobilité, formation, emploi…) sont évoqués de façon approfondie et assorti : – d’au moins une proposition de l’offre de service de la Mission Locale – d’une information importante venant enrichir le dossier du jeune. Il convient alors de mentionner en commentaire « téléphone ».
Information collective	Ne pas utiliser pour un premier accueil. Le premier accueil est lié à un entretien individuel
Atelier	Le passage sur un atelier précis peut être précisé dans la zone Contexte
Entretien par un partenaire	A éviter si le sens n’est pas « Informations par un tiers » (voir second tableau ci-après)
Visite	La notion de visite permet de qualifier une rencontre non programmée et de courte durée (moins d’un quart d’heure).  Convint également pour les accueils et prestations délivrées par les chargés d’accueil ou le secrétariat.
Lettre Email SMS	Utiliser de préférence pour les relances des jeunes présents sur des dispositifs pour lesquels il y a une obligation de suivi. Pour les jeunes présents sur un dispositif et pour lesquels il y a une obligation de suivi renforcé, une demande/proposition est possible si on souhaite indiquer une proposition adressée par courrier.L’utilisation d’envois groupés de mails ou de SMS impacte la notion de jeunes en contact.
Téléphone	Noter les communications significatives et déterminantes pour le suivi du jeune. Un entretien individuel se déroulant par téléphone peut être requalifié en entretien individuel. Mentionner « Téléphone » en commentaire (voir entretien individuel).
Médiation	La médiation est un type d’intervention particulier utilisé pour aider à résoudre des difficultés rencontrées entre le jeune et un tiers (famille, entreprise, organisme de formation, etc.…). Cette médiation peut être effectuée soit par un conseiller soit par un partenaire (éducateur, assistante sociale) dans le cadre du parcours. On regrettera que la médiation ne permette pas de réactiver un dossier en veille.
Administratif	Concerne les mises à jour de dossier en l’absence du jeune : pour noter les propositions oubliées lors d’un entretien déjà note, les changements de situation, etc…
Correctif	Statut d’un événement quand on décide de le supprimer. Un événement supprimé ne l’est pas vraiment mais passe à la nature Correctif

Cas du sens « Information par un tiers »

Il s’agit de contacts opérés par un tiers

Lorsque vous utilisez « Information par un tiers », une zone supplémentaire vous permet de qualifier le tiers : parrain, service social, éducateur…

Sens : Info par un tiers	Dans le cas où le sens de l’événement est « Information par un tiers »
Entretien par un partenaire	Entretien avec le formateur sur le lieu de la formation en dehors de la présence du conseiller. Si l’entretien a lieu avec le conseiller et le jeune, privilégier « entretien individuel » avec le sens Structure -> Jeune et préciser le lieu d’événement (Extérieur : partenaire, entreprise, organisme). Convient également pour les entretiens qu’un parrain a avec le jeune (en l’absence d’un conseiller ML).
Visite	information significative donnée par un éducateur suite à une rencontre inopinée avec le jeune
Lettre	lettre adressée par un éducateur
Téléphone	communication avec un formateur
Médiation	rencontre avec un partenaire à propos du jeune

Fonction de l’accueillant

Les fonctions sont définies dans module Admin/ Tables de réf/ Fonctions.

Intervenant (utilisateur)

Tout utilisateur déclaré peut se voir attribuer un événement. Les utilisateurs sont classés par fonction. Si vous ne trouvez pas un utilisateur, essayez une autre fonction.

Lieu de l’événement

Les lieux sont définis dans le module admin/ Administrer mes structures. Un lieu d’accueil est une antenne une permanence ou un relais. Cependant cette distinction n’est pas assez large. Les entreprises, les centres de formation, de détention, les partenaires sont également des lieux d’accueil et la plupart des structures ont rajouté ces lieux de manière générique comme des relais.

Suivis et bilans en entreprise ou en centre de formation

Il s’agit des entretiens qui se déroulent en entreprise ou en centre de formation. L’événement peut être assorti d’un contexte ou de propositions tel que E14 Suivi et bilan en emploi ou F08 Suivi et bilan en formation (pour Nouvelle-Aquitaine).

	Sens	Nature actu	Lieu
Tour de table avec le groupe (sans proposition)	Structure -> Jeune	Information collective	Organisme (*)
Entretien individuel en entreprise ou en stage	Structure -> Jeune	Entretien individuel	Entreprise ou Organisme
Entretien à plusieurs avec un jeune	Structure -> Jeune	Entretien individuel	Entreprise ou Organisme
Discussion avec l’employeur ou le formateur en l’absence du jeune	Info par un tiers Tiers : formateur	Téléphone, Visite	Entreprise ou Organisme

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