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CEP, Dossier jeune, Icare, Obligation de formation, RGPD, Situations

Version 2.16 : résumé des nouveautés

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La version 2.16 est disponible depuis le 13 juillet.

Veuillez prendre connaissance de la note de publication de la version V2.16.

Toute la documentation est accessible ici

Voici les principales évolutions de cette version.

Evolutions fonctionnelles principales :

OBLIGATION DE FORMATION

  • Nouvel accès aux informations relatives à l’obligation de formation et à celles relative au décrochage scolaire
  • Prise en compte de tous les « dossiers partiels » dans le circuit de l’obligation de formation
  • Modification de la détermination de l’état de suivi : le sens de l’événement n’est plus pris en compte pour savoir si un jeune est en contact. L’état de suivi sera positionné à ‘En contact’ si présence d’un événement de nature ‘Atelier’, ‘Entretien individuel’ ou ‘Information collective’ de moins de 3 mois
  • Amélioration de la liste des non connus OF : Plus de coordonnées, export Excel
  • Gestion des coordonnées du jeune et de ses responsables légaux

INTERCONNEXION AGORA

Agora est une plateforme d’échange de données entre les acteurs de la formation professionnelle. Elle permet de collecter et de faciliter le traitement de l’ensemble des données nécessaires pour permettre l’évaluation et l’aide au pilotage des politiques publiques, Son but : partager l’information entre tous les acteurs concernés, du stagiaire au formateur en passant par le financeur ou le conseiller. Les Missions Locales y contribuent en tant qu’operateurs du CEP.

A compter de la V2.16 un premier stade d’interconnexion entre i-milo et Agora est mis en place, comprenant trois volets :

VOLET 1 : CERTIFICATION DE L’IDENTITE DU JEUNE

Une nouvelle fonctionnalité de certification des informations d’identité du jeune remplace la certification CPF du NIR pour coïncider avec les informations AGORA.

VOLET 2 : ACCROCHAGE CEP

L’accrochage CEP (Conseil en évolution professionnelle) consiste pour les Missions Locales à publier sur Agora les données qu’il recueille sur le bénéficiaire du CEP d’une part, sur le déroulement de chaque période de CEP d’autre part.

VOLET 3 : RECUPERATION DES PARCOURS DE FORMATION

AGORA met à disposition le parcours de formation des jeunes alimenté par les financeurs de formation. Ce parcours de formation est récupéré et intégré dans i-milo sous forme de :

  • situation de formation
  • situation contrat en alternance
  • et cursus avec certification.

Cette fonctionnalité devrait être testée sur des sites pilotes dans un premier temps.

RGPD

  • Suppression des personnes ressources  des partenaires (inactives depuis un an)
  • Suppression des comptes utilisateurs des personnes
  • Sécurisation de l’envoi des résultats d’un agent BI (arbitrage en cours, reporté en septembre)
  • Sécurité : envoi des e-mails

Autres évolutions fonctionnelles :

  • Gestion des demandes sur le dossier jeune
  • Gestion des offres partagées
  • Optimisation de l’affichage des bandeaux
  • Champ « Objectif de la Formation » modifiable
  • Exports Icare
RGPD

Transmettre des données cryptées par courriel

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Le nouveau règlement européen sur la protection des données (RGPD) nécessite de revoir les procédures d’envoi de mails quand ceux-ci contiennent des pièces jointes avec des listes nominatives.

La solution officielle consiste à « chiffrer » ses mails avec des certificats et des clés. C’est souvent payant mais il y a des solutions gratuites – lire ici.

Quoiqu’il en soit cela reste assez complexe à mettre en oeuvre. Une solution plus facile consiste à utiliser un programme qui compresse la pièce jointe (qui crée un fichier ZIP) tout en associant un mot de passe. L’application 7-ZIP effectue cela. L’utilisateur qui reçoit le fichier doit entrer un mot de passe s’il veut ouvrir la pièce jointe.

Voici comment procéder

Installer 7-ZIP

Cliquer ici pour télécharger et installer 7-ZIP

Compresser et chiffrer un ou plusieurs fichiers. Envoi par courriel

En partant de l’explorateur Windows c’est très simple car vous pouvez créer le zip et l’envoyer « dans la foulée ». Mais cela nécessite que vous ayez un logiciel de messagerie tel que Outlook ou Thunderbird. Si vous utilisez un webmail (orange.fr par exemple) il faudra créer le fichier zip avant de l’envoyer.

1. Sélectionnez le ou les fichiers à transmettre. Pour sélectionner plusieurs fichiers, maintenez la touche CTRL enfoncée pendant que vous cliquez sur les fichiers de votre choix.

2. Faites un clic droit et choisissez l’option 7-Zip / compresser et envoyer par courriel

3. 7-Zip vous permet de donner un nom au fichier et de le protéger par mot de passe.

Choisir « zip » en format d’archive (windows peut l’ouvrir facilement).

4. Le fichier zippé est alors attaché automatiquement dans votre logiciel de messagerie. Il suffit d’envoyer à votre destinataire. N’écrivez pas le mot de passe dans le message mais communiquez lui par SMS ou par téléphone.

Recevoir un fichier zip protégé par un mot de passe

Nous allons voir maintenant ce qui se passe du côté du destinataire. C’est très simple. Le destinataire reçoit le courrier. Il double clic sur le fichier zip pour l’ouvrir. La liste des fichiers (ou le fichier) contenus dans le zip s’affiche.

Si le destinataire double-clique sur un des fichiers il lui sera demandé le mot de passe pour pouvoir l’ouvrir.

RGPD

Notez tous vos mots de passe dans un « coffre fort » numérique

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Le RGPD nécessite de revoir la gestion des mots de passe. Vous avez de nombreux mots de passe à retenir et chacun s’organise à sa façon pour ne pas les perdre :

  • Vous avez une mémoire prodigieuse (comme Dustin Hoffman dans Rainman)
  • Vous les notiez dans un petit carnet que vous avez oublié dans le train l’autre jour
  • Vous les notez sur des post-its collés sur votre écran mais ils se décollent et les courants d’air les emportent pas la fenêtre…
  • Ils sont dans un fichier texte qui est sur votre clé usb perso mais elle a été reformatée par erreur…

Bien entendu aucune de ces solutions n’est la bonne.

Mots de passe dans un fichier Word ?

L’idée de stocker les mots de passe dans un fichier Word protégé par mot de passe est une première solution. Il suffit de connaître un seul mot de passe, et vous aurez accès à tous les mots de passe.

Pour enregistrer un document protégé par mot de passe sur Word, faites Enregistrer sous / autres options (dans office 365) / Outils / Options générales

Avantage : facile à ouvrir, vous pouvez également copier le fichier sur une clé usb que vous conserverez à l’abri dans une armoire.

Inconvénient : il existe des logiciels permettant de contourner les mots de passe Word. Le fichier peut être ouvert par un utilisateur expert et malveillant.

Un logiciel « coffre fort » pour gérer les mots de passe

Il existe plusieurs solutions logicielles dont certaines sont gratuites (lire ici). Pour ma part j’ai essayé KeePass qui est assez simple d’utilisation. Les mots de passe peuvent être classés par catégories. Le logiciel vous dit si votre mot de passe est suffisamment sécurisé et peut vous en conseiller un plus fiable.

KeePass stocke les mots de passe dans une base de données cryptée. Celle-ci peut être copiée sur une clé USB. L’accès à KeePass est protégé par un mot de passe unique qu’il n’est pas conseillé de perdre ! Mais cela n’en fait plus qu’un à retenir.

Et puis aussi

Les noter dans un carnet mais celui-ci doit être sous clé dans une armoire. Ce qui ne facilite pas la consultation fréquente. L’intérêt des solutions logicielles c’est qu’on peut les avoir avec soi.