Evénements – Bilans en formation ou entreprise – Rendez-vous – Demandes – Propositions et suivi – Offre de service
La notion d’Evénement
Un événement traduit les échanges qu’a un utilisateur d’i-milo avec le jeune ou un partenaire.
L’événement enregistre le cadre de l’échange :
– Date
– Contexte de l’événement
– Sens
– Nature
– Lieu
– Conseiller en charge de l’événement (« accueillant »)
L’événement enregistre également les actions réalisées :
– Mise à jour de données du dossier ou du partenaire
– Création d’un service
– Proposition d’un service
– Etc.
Ainsi toutes les actions réalisées sur un dossier ou un partenaire sont traçables et mémorisées dans i-milo.
A chaque fois qu’un utilisateur modifie quelque chose sur un dossier pour la première fois de la journée, cela crée un événement.
L’événement reste ouvert tant qu’il n’est pas clôturé
– soit manuellement par l’utilisateur
– soit en fin de journée
Si vous pensez revoir le jeune dans un autre contexte dans la même journée (un atelier par exemple) il est préférable de clore l’événement manuellement.
Attention ! On ne peut plus modifier un événement clôturé.
Pour clôturer manuellement un événement, cliquez sur le crayon en haut à droite du dossier puis sur le bouton <Clôturer>.
Contexte de l’événement
Il permet de préciser dans quel cadre se déroule l’événement. Par défaut le contexte est « Evénement général » ce qui convient aux cas les plus courants.
En fonction de la charte de saisie (nationale, régionale ou locale) un contexte peut être précisé : Suivi EAV, Suivi PEC, Bilan de phase PACEA, CEP, GJ…
Si plusieurs contextes sont mobilisés, vous avez à votre disposition des contextes secondaires et tertiaires. Notez le plus important dans le contexte primaire.
Sens de l’événement
Permet d’indiquer qui a l’initiative du contact. Quatre « directions » possibles
- Jeune vers structure : dans le cas où c’est le jeune qui prend rendez-vous..
- Structure vers jeune : suite à une convocation de la ML adressée au jeune, relance téléphonique…
- Information par un tiers : dans le cas où l’entretien est effectué par une personne n’appartenant pas à la ML et en l’absence d’un salarié de la ML. Une zone supplémentaire permet de préciser le type de tiers.
- Interne : pour les événements administratifs ou correctifs (en l’absence du jeune)
Date de l’événement : vous pouvez antidater jusqu’à trois mois en arrière. Au delà il n’est pas possible de saisir
Nature de l’événement :
Les événements de nature Entretien individuel, Atelier et Information collective maintiennent le dossier Actif ou en JDI (jeunes en demande d’insertion).
Pour qu’un dossier soit classé dans les actifs ou JDI, il doit avoir un entretien individuel , atelier ou info co dans les 5 derniers mois. Dans le cas contraire il est classé dans les dossiers « En veille ».
Jeune -> Structure ou Structure -> Jeune |
Remarques |
Entretien individuel | S’il n’y a pas de proposition à la suite de l’entretien il est possible de proposer une date de prochain rendez-vous.
L’entretien individuel peut avoir lieu en présence d’un partenaire. Ne notez pas « Entretien par un partenaire » si vous étiez présent à l’entretien. A titre exceptionnel, un entretien téléphonique peut être qualifié en entretien individuel si son contenu est d’une consistance significative, c’est-à-dire : échange conséquent avec le jeune pendant lequel sont abordés les sujets liés à son insertion socio-professionnelle (projet professionnel, santé, logement, mobilité, formation, emploi…) sont évoqués de façon approfondie et assorti : Il convient alors de mentionner en commentaire « téléphone ». |
Information collective | Ne pas utiliser pour un premier accueil. Le premier accueil est lié à un entretien individuel |
Atelier | Le passage sur un atelier précis peut être précisé dans la zone Contexte |
Entretien par un partenaire | A éviter si le sens n’est pas « Informations par un tiers » (voir second tableau ci-après) |
Visite | La notion de visite permet de qualifier une rencontre non programmée et de courte durée (moins d’un quart d’heure). Convint également pour les accueils et prestations délivrées par les chargés d’accueil ou le secrétariat. |
Lettre SMS |
Utiliser de préférence pour les relances des jeunes présents sur des dispositifs pour lesquels il y a une obligation de suivi. Pour les jeunes présents sur un dispositif et pour lesquels il y a une obligation de suivi renforcé, une demande/proposition est possible si on souhaite indiquer une proposition adressée par courrier.L’utilisation d’envois groupés de mails ou de SMS impacte la notion de jeunes en contact. |
Téléphone | Noter les communications significatives et déterminantes pour le suivi du jeune.
Un entretien individuel se déroulant par téléphone peut être requalifié en entretien individuel. Mentionner « Téléphone » en commentaire (voir entretien individuel). |
Médiation | La médiation est un type d’intervention particulier utilisé pour aider à résoudre des difficultés rencontrées entre le jeune et un tiers (famille, entreprise, organisme de formation, etc.…). Cette médiation peut être effectuée soit par un conseiller soit par un partenaire (éducateur, assistante sociale) dans le cadre du parcours. On regrettera que la médiation ne permette pas de réactiver un dossier en veille. |
Administratif | Concerne les mises à jour de dossier en l’absence du jeune : pour noter les propositions oubliées lors d’un entretien déjà note, les changements de situation, etc… |
Correctif | Statut d’un événement quand on décide de le supprimer. Un événement supprimé ne l’est pas vraiment mais passe à la nature Correctif |
Cas du sens « Information par un tiers »
Il s’agit de contacts opérés par un tiers
Lorsque vous utilisez « Information par un tiers », une zone supplémentaire vous permet de qualifier le tiers : parrain, service social, éducateur…
Sens : Info par un tiers | Dans le cas où le sens de l’événement est « Information par un tiers » |
Entretien par un partenaire | Entretien avec le formateur sur le lieu de la formation en dehors de la présence du conseiller. Si l’entretien a lieu avec le conseiller et le jeune, privilégier « entretien individuel » avec le sens Structure -> Jeune et préciser le lieu d’événement (Extérieur : partenaire, entreprise, organisme).
Convient également pour les entretiens qu’un parrain a avec le jeune (en l’absence d’un conseiller ML). |
Visite | information significative donnée par un éducateur suite à une rencontre inopinée avec le jeune |
Lettre | lettre adressée par un éducateur |
Téléphone | communication avec un formateur |
Médiation | rencontre avec un partenaire à propos du jeune |
Fonction de l’accueillant
Les fonctions sont définies dans module Admin/ Tables de réf/ Fonctions.
Intervenant (utilisateur)
Tout utilisateur déclaré peut se voir attribuer un événement. Les utilisateurs sont classés par fonction. Si vous ne trouvez pas un utilisateur, essayez une autre fonction.
Lieu de l’événement
Les lieux sont définis dans le module admin/ Administrer mes structures. Un lieu d’accueil est une antenne une permanence ou un relais. Cependant cette distinction n’est pas assez large. Les entreprises, les centres de formation, de détention, les partenaires sont également des lieux d’accueil et la plupart des structures ont rajouté ces lieux de manière générique comme des relais.
Suivis et bilans en entreprise ou en centre de formation
Il s’agit des entretiens qui se déroulent en entreprise ou en centre de formation. L’événement peut être assorti d’un contexte ou de propositions tel que E14 Suivi et bilan en emploi ou F08 Suivi et bilan en formation (pour Nouvelle-Aquitaine).
Sens | Nature actu | Lieu | |
Tour de table avec le groupe (sans proposition) | Structure -> Jeune | Information collective | Organisme (*) |
Entretien individuel en entreprise ou en stage | Structure -> Jeune | Entretien individuel | Entreprise ou Organisme |
Entretien à plusieurs avec un jeune | Structure -> Jeune | Entretien individuel | Entreprise ou Organisme |
Discussion avec l’employeur ou le formateur en l’absence du jeune | Info par un tiers Tiers : formateur |
Téléphone, Visite |
Entreprise ou Organisme |
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