L’archivage automatique est mis en place depuis mai 2019.
Désormais seuls les dossiers de jeunes de plus de 27 ans sont archivés automatiquement à condition qu’ils n’aient pas de dispositif en cours.
Pour l’instant seuls les dossiers qui viennent d’avoir 27 ans sont archivés. L’arriéré est traité progressivement. Le processus semble assez long et devrait durer tout au long de l’année 2017
Plus précisément, les règles de l’archivage automatique sont les suivantes :
- S’il n’y a pas de de dispositif « initialisé », « en cours » ou « suspendu », alors
- Soit le jeune a 31 ou plus => le dossier est archivé
- Soit le jeune a strictement moins de 31 ans :
-> Et le dossier comporte un dispositif EAV (même clos) => le dossier ne peut pas être archivé
-> Et le dossier ne comporte pas de dispositif EAV => le dossier est archivé
- Sinon (s’il y a un dispositif « initialisé », « en cours » ou « suspendu » à la date de déclenchement de l’archivage) => le dossier ne peut pas être archivé.
Archivage manuel :
- Il n’est possible d’archiver le dossier d’un jeune que pour 2 motifs « demande du jeune » (mobilisable dès l’instant ou la mission locale enregistre la demande expresse du jeune) et « décès ».
- l’archivage groupé n’est plus possible.
Précaution préalable : sauvegarde des couples Nom_Prénom + ID_DOSSIER
L’archivage étant une opération irréversible, vous risquez d’archiver par erreur des dossiers qui n’auraient pas du l’être (dossiers FSE, EAV…). Vous ne pourrez plus alors consulter les dossiers sauf en passant par les requêtes BI qui vous permettront de restituer les informations du dossier.
Problème le nom du dossier ayant disparu, comment savoir qu’un identifiant de dossier correspond à Monsieur ou Madame UNTEL ?
En ayant conservé au préalable sur Excel la liste de correspondance des noms et de prénoms.
Vous trouverez une requête à cette fin dans le dossier « Rapports/Admin i-milo » : Sauvegarde avant archivage
Elle sort la correspondance pour tous les dossiers de la base. Il est conseillé de sortir cette liste au moins une fois par an. En effet quand l’archivage automatique de SIMILO sera rétabli il est probable que vos dossiers FSE clos soient archivés quand même… Il vaut mieux donc avoir la liste de correspondance.