La gestion électronique des documents permet d’envoyer les CERFA PACEA/GJ signés et toutes les pièces justificatives afférentes.

Documentation nationale

L’ensemble de la documentation est présente ci-dessous : Question Réponses national, fiches de procédures, powerpoint de présentation…

Question réponses de l’ARML

À tout moment nous collectons vos questions sur ce lien. Voici les principales questions identifiées :

Je n’ai pas reçu le mot de passe pour me connecter : regardez dans vos  SPAM

Certains utilisateurs n’arrivent pas à se connecter ou certains mots de passe ne fonctionnent pas :

• Attention ! au bout de trois essais infructueux le compte sera bloqué. Contactez la maintenance ASP pour le faire débloquer.
• vérifiez bien que votre code structure est bien le code i-milo.
• Si vous faites un Copier /coller du mot de passe ne prenez pas un espace en plus. Le mieux c’est de le retaper.
• Attention à la confusion entre « l » et « 1 », « I » (i majuscule) et « l » (L minuscule) ou entre « 0 » et « O »…
• Consultez la FAQ nationale : il y a d’autres cas (le code CAPTCHA ne contient que des minuscules ou des chiffres).
• Si ça ne marche toujours pas videz le cache du navigateur

Comment contacter le site chargé de la maintenance de l’application ?  Contacter l’ASP.

Comment savoir ce que j’ai envoyé ? 
L’application fonctionne comme une boîte à lettre, c’est à vous de savoir quelle pièce a été envoyée. Toutefois vous recevez un mail de retour qui indique quelle pièce a été envoyée et pour quel dossier.

En fonction de l’heure de traitement, la notification peut être différée de quelques heures, voire quelques jours. Ne renvoyez pas les pièces.

Je ne reçois pas les rapports de réception de mes envois : regardez dans vos SPAM. Il peut y avoir du retard du traitement dans la lecture des documents chez le prestataire de l’ASP.  Inutile de renvoyer les documents

Doit-on envoyer les documents uniquement quand il y a une demande d’alloc associée ?
Le système permet d’envoyer les documents dès que votre dossier est constitué complet et correctement scanné (changement par rapport à des dispositions antérieures). S’il y a une demande d’allocation en même temps il faut cocher la case Prioritaire.

Comment faire en cas d’erreur si je n’ai pas envoyé le bon document ?
Vous le renvoyez. On joint un message explicatif au format pdf dans les « autres pièces justificatives ».

En cas d’erreur de numéro de CERFA on renvoie le dossier avec un commentaire demandant l’annulation du CERFA précédent.

Comment indiquer des « commentaires / questions » dans un dossier ?
L’appli GED ne permet pas d’en déposer à ce-jour, par conséquent : scannez le document comportant votre commentaire et/ou question (le message peut être écrit à la main) et déposez le dans la partie « pièces complémentaires ».

Seuls les dossiers complets doivent être déposés via la GED > Il est demandé de ne pas dissocier l’envoi des CERFA des pièces justificatives du dossier du jeune.
Veillez à la lisibilité des documents : 300 dpi minimum, document originaux de préférence.

Comment envoyer des pièces complémentaires ? Ne faites plus d’envoi par mail. Dans le cas de pièces complémentaires à apporter à un dossier en cours, elles doivent exclusivement être transmises par la GED via la rubrique « autres pièces justificatives », en rappelant le numéro de CERFA du dossier du jeune concerné.

Comment indiquer un changement de RIB ?
Voir le cas N de la FAQ. La procédure dépend si le dossier a déjà déposé sur la plateforme ou non.

RIB étranger 
Actuellement la demande de dérogation en cas de RIB étranger passe par l’ARML. L’ASP indique que le temps de traitement est très important et que le délai de paiement est rallongé d’1 mois pour ces dossiers. Le motif que nous donnerons afin de permettre le traitement de la demande : « RIB étranger dans l’attente de la création d’un compte bancaire en France »

Quelle date associer au CERFA quand il s’agit d’un V1 ou V2 ?
Ceci concerne les entrées en GJ si celle-ci diffère de l’entrée en PACEA ou son renouvellement. Il faut mettre l’entrée figurant en haut à droite du CERFA, soit celle du PACEA .

Comment notifier un changement d’adresse ?
On reprend le n° du CERFA édité avec le changement d’adresse mais sans la signature du jeune, avec un commentaire sous forme de pièce-jointe.

Notification de la clôture du PACEA :
Copie écran i-milo de la sortie envoyée en PJ dans Autres documents.

Quels sont les délais de paiement ? Dans le cadre de la GED les délais de paiement sont inchangés, rappel :

– Si dossier reçu à l’ASP avant le 25 du mois M > Paiement de l’allocation du mois M en 2ème semaine du mois M+1.

– Si dossier reçu entre le 26 du mois M et le 09 du mois M+1 > Paiement de l’allocation du mois M en dernière semaine du mois M+1.

 Peut-on requêter sur le numéro de CERFA sur BI ?
Oui c’est possible : aller sur le portail thématique régional onglet Dispositif puis Gestion du PACEA. Vous y trouverez la requête « PACEA-GJ recherche CERFA » qui donne le nom en fonction du n° de CERFA.

Faut-il garder les CERFA signés à la ML, même s’ils sont scannés signés et stockés dans les documents i-milo ?
Oui il faut garder les originaux.

Envoi de la liste des demandes d’allocation : Envoyer le document par courrier postal.

En cas d’organisation en « multisites » : L’ASP ne peut distinguer qui est le site émetteur via la GED (bug à rétablir). Mentionner au stylo la lettre du site sur le CERFA (A, B, C…) en haut à gauche en rouge et en majuscules.

Rappel des N° de téléphone pour contacter l’ASP :

• Pour les ML du périmètre ex-Aquitaine : Tel : 05 56 01 50 50
• Pour les ML du périmètre ex-Pch et ex-Lim : Tel : 05 49 37 56 30

En lien avec la GED : paramétrer les documents i-milo

Dans le cadre de la GED si vous avez décidé de stocker les pièces justificatives (RIB) sur i-milo, il est nécessaire que les utilisateurs aient les droits pour ajouter ou supprimer des documents.

Procédure : allez sur le module Admin, Administrer les profils

Prenez un profil (Accompagner ou Accueillir par exemple), cliquez sur le crayon. Dans Droits par portail cliquez sur le lien Portail Conseiller.
Dépliez Gérer les dossiers : Effectuer le suivi du dossier : Documents. Cochez toutes les cases.