Le Bureau métier a rédigé une charte PPAE (validé par le Copar du 11 juillet 2018) sur les principes de fonctionnement de la cotraitance et les bonnes pratiques.  Cliquez ici pour la consulter

Fiches techniques SIMILO sur la cotraitance : cliquez ici

Entrées en cotraitance

Les conseillers Pôle Emploi proposent à des jeunes d’être suivis en cotraitance par la Mission Locale dans le cadre du PPAE.

Le(s) gestionnaires(s) de la cotraitance accepte(ent) ou refuse(nt) les affectations au travers du DUDE.

L’utilisateur a la possibilité de vérifier en amont dans i-milo, si le jeune a un dossier et peut actualiser son dossier avec les données issues du DUDE : identifiant pôle emploi, vérification du nom-prénom (* voir le point sur les rapprochements possibles ci-après), situation du jeune,…. Cela permettra à la fois un meilleur rapprochement du dossier DUDE avec I-milo ainsi qu’une actualisation des informations sur le parcours du jeune.

Il est préconisé à minima une gestion hebdomadaire de cette liste afin de gérer le plus rapidement possible les rendez-vous d’initialisation du PPAE avec les jeunes concernés.

Lorsque les jeunes sont acceptés, ils sont récupérés dans le système d’information I-milo dans le module cotraitance au travers de trois listes :

• Demandeurs non connus : I-milo fait automatiquement une vérification s’il existe un dossier dans I-milo et s’il ne le trouve pas, il le propose dans cette liste.
• Rapprochements possibles : La vérification automatique faite par I-milo a permis de trouver un dossier qui peut correspondre mais dont le jeune n’est jamais entré en PPAE.
  (*) Dans certains cas le rapprochement ne permet pas de créer de dossier, notamment si un dossier d’une autre région a le même n° PE. Vérifiez que les prénoms du jeune affichés dans la liste des rapprochements sont les mêmes que ceux du dossier i-milo. Ce ne sont pas les prénoms affiché sur le Dude qui comptent mais ceux issus de la liste des rapprochements.
• Réaffectations Pôle Emploi : la vérification automatique faite par I-milo a permis de trouver un dossier qui était en PPAE (terminé ou en cours) et qui est réaffecté par Pôle Emploi.

Le gestionnaire va affecter le dossier à un conseiller.
Le statut de la cotraitance est alors indiqué en « attente planification de rendez-vous ». Si un rendez-vous
est proposé, le statut devient « en attente d’entretien ».
Le dossier qui a été rapproché est mentionné « Rapproché DUDE » et le dossier qui a été créé est mentionné « Importé DUDE ».

Le dispositif PPAE est créé et est indiqué comme « non initialisé ». Le PPAE n’a pas de date d’entrée à ce moment là : cette dernière ne sera indiquée qu’au moment où le dispositif PPAE passera au statut « en cours ».

Pour que le dispositif PPAE devienne « en cours », il faut :
– Un dossier justifié
– Une acceptation du jeune d’entrer dans le PPAE
– Un entretien avec le jeune. Seules les propositions emploi ou formation ou projet sont visibles dans le Dude.

Pour détecter les PPAE non initialisés utilisez la recherche multicritères

Depuis le module jeunes : dispositif PPAE, statut « non initialisé »
Depuis le module cotraitance : Attente planification Rdv et Attente Entretien dans la liste des DE en cotraitance

Règles de rapprochement : le rapprochement se fait dans l’ordre suivant : n° PE, Nom, Prénom, date de naissance.

Il est impératif d’inscrire le n° Pôle Emploi dans le dossier jeune avant de procéder à des rapprochements. Sans cela vous risquez de générer des doublons

Rafraîchir les données DUDE permet de resynchroniser les données

Les conseillers doivent se rappeler que c’est à eux d’acter l’entrée dans le PPAE. Une fois que le dossier a été rapproché DUDE, il est en attente entretien. Il y restera tant que le conseiller n’aura pas cliqué sur Accepter dans l’écran Dispositif du dossier jeune. L’entrée en PPAE n’est plus liée automatiquement au premier entretien.

Suivi de la cotraitance

Rappelons que lors du premier entretien avec le jeune, il est nécessaire de renseigner l’acceptation ou le refus du jeune d’entrer en PPAE.

Une fois entré en cotraitance, l’ensemble des entretiens physiques (entretiens individuels, informations collectives et ateliers), des propositions de services de type « Emploi », « Formation » et « Projet Professionnel » et des MER simples et leurs mises à jour seront transmis à Pôle Emploi via DUDE.

La requête « Suivi mensuel Graphique » (voir ci-dessous) vous permet d’avoir une lisibilité sur les parcours des jeunes en PPAE

Sorties de cotraitance

Clôtures automatiques

Une clôture automatique est mise en place pour les cotraitances concernant les jeunes de plus de 26 ans ou radiés depuis plus de 6 mois.
Le statut de la cotraitance évolue :
– si la cotraitance était au statut « En attente du premier entretien » ou « En attente de planification de RDV », la cotraitance est positionnée au statut « Arrêt anticipé » ;
– si la cotraitance était au statut « En cours », la cotraitance est positionnée au statut « Fin de cotraitance demandée ».
Le PPAE est clos avec pour motif de sortie :

– « Limite d’âge (26 ans) » dans le cas d’un jeune de plus de 26 ans

– « Radiation Pôle emploi » dans le cas d’une jeune radié Pôle Emploi depuis plus de 6 mois

– « Orientation vers un accompagnement d’Insertion par l’Activité Economique » (I.A.E.)

Sur chaque dossier un évènement est créé. Il indique qu’une clôture automatique de la cotraitance a été faite ainsi que son motif.

Clôtures manuelles

L’arrêt de la cotraitance s’effectue à partir du module cotraitance en demandant la liste des dossiers en cours.  Le bouton actions permet de demander l’arrêt de la cotraitance. Choisir un motif d’arrêt.

Points de vigilances

• Gérer les dossiers des jeunes orientés en délégation de PPAE dans le DUDE au moins une fois par semaine
• Gérer les rapprochements des dossiers de DE avec I-milo au moins une fois par semaine et vérifier en amont si les informations du DE sont bien indiquées dans i-milo (identifiant
  Pôle emploi, nom et prénoms du jeune,…)
• Gérer l’entretien d’initialisation du PPAE :
  1. Si le jeune vient et accepte d’entrer en PPAE, justifier le dossier, accepter le PPAE dans le dispositif, faire un entretien individuel
  2. Si le jeune refuse d’entrer en PPAE (refus explicite et formalisé), refuser le PPAE dans le dispositif
  3. Si le jeune ne vient pas, et après relance, décider de sortir le jeune du PPAE (fin de cotraitance anticipée) pour absence à convocation dans le module cotraitance.
• Assurer l’accompagnement renforcé des jeunes qui ont démarré le PPAE, en actualisant le dossier du jeune, notamment au travers des entretiens et des propositions
• Décider de sortir le jeune du PPAE si ce dernier ne respecte pas les conditions d’engagement pris avec la Mission Locale
• Acter la sortie du jeune à la fin de la période d’essai d’un emploi et sous réserve qu’il n’y ait pas besoin de prolonger l’accompagnement du jeune dans l’emploi
• Suivre les décisions d’acceptation/refus des sorties de cotraitance faites en retour par Pôle emploi et si la sortie est refusée, annuler la fin de cotraitance dans I-milo
• Vérifier si besoin dans le dossier du jeune dans le DUDE si les données sont bien actualisées et analyser si le flux est bien parti d’I-milo vers le DUDE (décisionnel i-milo)
• Comparer si besoin vos listes de jeunes en PPAE dans I-milo avec les listes disponibles dans le DUDE

Quelques cas particuliers

Le délai de 30 jours ne peut pas être respecté?

Il arrive que le délai ne puisse être respecté, par exemple le jeune accepte une mission intérim d’un mois. Vous avez eu un contact avec le jeune et vous avez posé une date de rendez-vous avec le jeune au-delà des 30 jours.

• Dans I-Milo vous devez mettre fin à la cotraitance avec un motif abandon. Suivant votre relation avec votre Pôle Emploi, vous pouvez joindre le référent PPAE et lui demander de vous réaffecter le jeune plus tard sans re-convoquer le jeune à Pôle Emploi. En effet il est inutile que le jeune fasse des allez retour entre les structures.

Dans quel cas l’échange d’information échoue?

Le délai des 30 jours

Si vous acceptez un PPAE après le délai ce qui entraîne :

• Des écarts de comptage entre Pôle Emploi et les ML, ce dernier sera bien en dispositif dans i-Milo mais pas dans AUDE.
• Plus aucune information ne passe entre DUDE et I-Milo
• Le jeune pourra être réaffecté par Pôle Emploi alors que le jeune est déjà en cours de dispo en ML

L’acceptation du PPAE commence à la date de saisie et non pas à la date de l’événement (saisie rétroactive)

Acceptation du PPAE sur un événement autre que entretien (info col, atelier, entretien individuel)

Il arrive que le conseiller n’accepte pas le PPAE en direct avec le jeune, fasse une saisie le lendemain en mettant un événement de type « Administratif ». Dans ce cas aucune information n’est envoyé à DUDE.

Ce qui provoque :

• Des écarts de comptage entre Pôle Emploi et les ML, ce dernier sera bien en dispositif PPAE dans i-Milo mais pas dans AUDE.
• Plus aucune information ne passe entre DUDE et I-Milo
• Le jeune pourra être réaffecté par Pôle Emploi alors que le jeune est déjà en cours de dispo en ML.

Acceptation du PPAE alors que le jeune est radié

Si le jeune est radié, aucun flux ne passe entre I-Milo et DUDE.

Ce qui provoque :

• Des écarts de comptage entre Pôle Emploi et les ML, ce dernier sera bien en dispositif PPAE dans i-Milo mais pas dans AUDE.
• Plus aucune information ne passe entre DUDE et I-Milo
• Le jeune pourra être réaffecté par Pôle Emploi alors que le jeune est déjà en cours de dispo en ML.

Requêtes régionales

• Le tableau de bord Gestion du PPAE donne accès aux requêtes permettant de gérer les entrées, de faire le suivi, de lister les sorties et de calculer un bilan statistique.
• Les alertes de saisie signalent les PPAE obsolètes